仕事効率化6つのアイデア。おすすめツールもご紹介
同じような業務をやっているのにバリバリ仕事を終えて定時に帰る人もいれば、残業続きで仕事が終わらない人もいるでしょう。また、コロナ禍で今までどおりに業務が進まずに残業が増えた、という人もいるかと思います。さらに今後の人口減少による人手不足を考えると、一人あたりにかかる仕事の負担はますます増えていくことも予想できます。一体どうすれば仕事を効率よく終わらせることができるのでしょうか。
本記事では、すぐに始められる仕事効率を上げる方法やアイデアをご紹介します。
効率化できる人とできない人の違い
仕事の全体像がみえている
仕事が早い人は仕事の全体像が見えているため優先順位をうまくつけることができ、結果として仕事の効率がよくなります。一方仕事の効率化ができない人は、手元にある仕事しか見えておらず、計画立てて仕事ができないため仕事が散らかってしまい、結果として効率がさがります。
仕事に対して目標が立てられている
今自分がどんな目的で、何をしているのか理解して目標を立てられている人は、その目標へのモチベーションがあるので仕事効率もよくなってきます。一方目標がなく与えられた仕事をとりあえず、とやっている人はダラダラとしてしまい、モチベーションと共に効率もさがっていきます。
スケジュール管理ができている
仕事の内容を細分化し、細かいタスクごとのスケジュールが立てられている人は「どれを」「いつまでに」やれば良いのかわかっているため仕事の効率がよくなります。一方そのような予定が立てられない人はそれぞれのタスクにかかる時間が見積れていないため、後々業務が溜まってしまうことになります。
こだわりすぎない
仕事を効率よくすすめている人は100%の完璧ではなく及第点で仕事を終わらせる、ということもしています。もちろん、100％完璧な方がよいのですが、それで期限内に終わらないのであれば意味がありません。効率の悪い人は完璧主義になりすぎて、結果として効率の悪い仕事をしている場合があります。
ツールやシステムをうまく利用している
仕事効率の良い人は最新のテクノロジーをうまく取り入れ、自動化できる部分は積極的にツールやシステムを活用しています。一方昔ながらのやり方にとらわれている人は省ける手間を省けずに時間がかかってしまう、ということになります。ツールやシステムにはスケジュール管理などのタスク調整から、定型業務の自動化ができるものなど様々なものがあります。
仕事別効率アップ方法・アイデア6選
ToDoリストの作成
自分の現状を把握するためにも、ToDoリストの作成は必須です。仕事の大小関わらず、抱えているもの全てを洗い出しリスト化して整理しましょう。やるべきことを可視化することで、対応漏れなどにも気づきやすくなります。
優先順位を決める
ToDoリストの中から重要性や緊急性のあるものとないものを仕分けします。優先順位の高いものを先に終わらせることで気持ち的にも余裕ができ、残りの業務を効率よく進めることができます。
報告、相談をする
仕事の進捗状況や、わからないことがあった時には上司や仲間に相談します。特に、優先順位の高い仕事が多い際には一人で抱え込まずに他の人からのサポートを受けることでよりよい仕事をすることができます。
時間を区切る
ひとつの工程が終わったら休憩する、などメリハリをつけて仕事をすることも大切です。疲労やストレスが溜まると仕事の質もスピードも下がってしまい、結果仕事効率が悪くなります。ひとつひとつの仕事の時間を区切り、休憩をとりながら順番に終わらせることで仕事効率を上げることができます。
自動化する
単純な定型業務や人手でやると時間がかかる仕事の場合は自動化をすることで質もスピードも上げることができます。ツールやサービスはコストが掛かる場合もありますが、人手でかける時間とミスなどを考えると、そのコストは長期的に見ると人件費よりも安くなることが多いです。特にPC業務はRPAやスクレイピングツールを活用することで効果が出やすいでしょう。
仕事を効率化させるおすすめツール6選
タスク管理ツール
Trello
(参照：Trello)
Trelloはタスクを書いたカードを進捗状況に応じながら動かすことでタスク管理ができます。個人の日常的なタスク管理から、企業でチームプロジェクトのタスク管理まで行うことができます。
基本的な機能が無料で使えるところが魅力的で、有料版になると外部の主要サービスとの連携がとれるようになります。見やすいインターフェイスもTrelloが人気となっている理由のひとつでしょう。
Backlog
(参照：Backlog)
Backlogはチームのタスク管理と情報共有に特化したSaaS型のタスク管理ツールです。機能を絞り込むことでUIをシンプルにし、非エンジニアであってもツールが使いやすいようになっています。単にタスク管理をするだけではなく、チャット感覚でコミュニケーションをとれるインターフェイスを持ち、社内外の人とコメントを送りあうことができます。
社内コミュニケーションツール
Slack
(参照：Slack)
Slackは世界中で利用されるビジネス向けコミュニケーションツールです。個人間だけではなく「チャンネル」を立ち上げることでグループでも画像ファイルなどの共有ができ、過去のやりとりを検索したり保存したりすることも可能です。他の外部ツールとの連携も充実しており、リマインドやスケジュール管理にも役立ちます。
Chatwork
(参照：Chatwork)
Chatworkは日本製のビジネスコミュニケーションツールで、LINEに近いインターフェイスを持っています。LINEとは違い、一度送信したメッセージを修正したり取り消したりすることができ、グループチャットに途中から参加した人でも過去のメッセージや共有されたファイルを閲覧することが可能です。また、メッセージのやり取りだけではなく、画面共有可能なビデオ通話もできます。
業務自動化ツール
TOWA
(参照：TOWA)
TOWAはWebサイト監視に特化した業務自動化ツールです。特定のWebサイトを登録するだけで、24時間365日監視してくれるため、そのWebサイトに変化があった際に通知してくれます。Webサイト内の特定箇所やキーワードも設定することが可能なため、ピンポイントで知りたい変化を監視できます。人手で毎日Webサイト監視をする必要がないため、Webサイト監視に時間をかけてしまっている場合におすすめです。
Winactor (参照：Winactor) 日本国内で圧倒的に高いシェア率を誇るRPAツールです。人がPC上で行っている業務のほとんどを自動化することができ、対応しているアプリケーションも豊富です。また、直感的で使いやすく、環境構築が不要でPCにダウンロードするだけで利用可能なためエンジニアがいなくても導入できるのも人気の理由です。 仕事の整理整頓をするにはまず目的や全体像などを理解する必要があります。そのために、わからない箇所をわからないままにせず、人に頼ることも大切です。 同じような仕事を繰り返し行う場合にはテンプレート化するために早い段階で時間をかけることも大切です。長い目で見てみると、その時にかける時間は次の時短に繋がります。 「めんどくさい」に敏感になって楽にできる作業がないかを考えましょう。ひとつひとつの「めんどくさい」仕事を楽にすることで圧倒的に仕事のスピードがあがります。 毎日、毎週、など定期的に行う仕事はロボットの方が圧倒的に早く確実です。うまく利用して、もっと人の手でやらなければならない、優先順位の高い大きな仕事に力をいれることで仕事効率をあげていきましょう。
仕事を効率化させる最大のコツ
仕事を理解して共有する
「1秒」早く仕事を終わらせるために時間をかける
楽にできる作業は楽にやる
ツールでできることはツールに頼る
