レポーティング業務が大変！10分で終わる効率化術

毎週のレポーティング業務の効率化に取り組みたいと考えている方は、多くいるのではないでしょうか？企業はレポーティング作業によって、進捗状況や目標達成の度合いを把握するので、適切な意思決定をするためにはレポーティングが必要不可欠です。しかし、毎回のレポーティング業務に時間を取られてしまい、本来の業務に集中できないで悩んでいる方や部門も多いでしょう。

そこで今回は、レポーティング業務における課題と、解決するための効率化術について詳しく解説します。合わせて、効率化に有効なレポーティングツールの代表的な機能もご紹介。この記事を読めば、今まで時間がかかって煩わしかったレポーティング業務を、効率的に行う方法が分かりますよ。

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レポーティングとは

レポーティングとは企業に蓄積されている様々な情報を組み合わせ、帳票として自動で出力してくれる機能・システムです。

企業で使われるレポーティングには、大きく分けて次の3種類があります。

3種類の内最も使用頻度が高いのが、1日の業務報告や企業の業績報告などのシーンで用いられる書類を指す、レポートです。IT分野においては、システムによって蓄積された情報を可視化したものを指しています。レポーティングとは上記で示した通りの機能で、データを自動でまとめてレポートを作成することで、業務の効率化を図るのが目的です。

また、ビジネスレポーティングとは事業における操業データや財務データを公に報告したり、最適な意思決定に必要な情報を提供することを意味しています。企業が財務状況を正確に把握して、適切な経営を行うために必要となる工程です。

レポーティングでぶつかる3つの課題

進捗状況や目的の達成度合いの把握に必要なレポーティングですが、次のような3つの課題に直面してしまうケースがあります。

企業にとってレポーティングは健全な経営を行うために欠かせない要素ですが、レポーティング業務によってかかる負担は大きいです。どれほど適切にデータの抽出や分析が行えたとしても、レポーティング業務が滞ってしまって、データを活用できなければ意味がありません。レポーティング業務を効率的にするためにも、まずは直面しやすい課題について整理しておきましょう。

①レポート作成に時間がかかる

レポートの作成を手作業で行う場合、データの抽出や加工などに手間を取られてしまい、効率的に作成作業を進められません。レポートを作成する際、企業で使っている各種ツールやシステムに蓄積されているデータをExcel等にコピーして、作業を進めることが多いでしょう。

しかし、ツールや担当者によってデータの形式などが異なるので、正確なデータとして活用するためには統一しなければなりません。扱うデータの量が膨大だと、加工にそれだけ多くの時間がかかってしまい、レポートの作成を行う担当者が他の業務を行えなくなってしまいます。

また、手作業で行っているため、当然ながら計算ミスや入力ミスなどといったエラーも発生してしまうでしょう。ミスをしてしまえばその度に手戻りをする手間が発生し、作業時間が伸びてしまうほか、信頼しにくいデータのレポートとなってしまいます。

②レポート共有がしにくい

従来のような方法だと、作成したレポートをセキュアな環境で素早く共有しにくいといった課題がありました。

従来のレポートを共有する方法として、

• 印刷して配布
• メールで送信

といった2種類が挙げられるでしょう。

印刷して配布する場合、その場にいる人にしかレポートを共有できず、他の人には郵送で送る必要がありました。全体と共有するまでに時間がかかってしまうだけでなく、印刷代や郵送費などといったコストも多くかかってしまいます。また、メールで送信して共有する場合は郵送よりも時間はかかりませんが、出先で確認するには不便です。盗聴されかねないセキュリティ面でのリスクもあるため、社外に漏らしたくない機密データのレポートの共有には向いていません。

③レポートを一元管理できない

レポーティング作業をExcelなどを使って行う場合、複数の部署に散在している全てのレポートを一元管理できません。部署単位でレポートが点在しているため、他の部署の状況を把握できず、組織全体の状況が難しくなります。他の部署がどのようなデータを持っているのか分からないので、効率的に業務を進められません。

また、Excelでレポートを作成して保存している場合、レポートが膨大なシートとブックに渡っているケースが多いです。いざレポートが必要になったとしても、どこに必要となったレポートが存在するのか分かりにくいため、見つけ出すのに時間がかかってしまいます。レポート探しに手間取ってしまえば、それだけ業務が停滞してしまい、効率が悪くなってしまうでしょう。

レポーティングを効率化する3つの方法

企業の経営に必須であるにもかかわらず、様々な課題を抱えているレポーティングを効率的にするために、次の3つの方法を実践するとよいでしょう。

そもそもレポーティングとは業務を効率化するために行われる作業であり、レポーティングが効率的でないのは本末転倒です。毎週取り組む必要がある業務だからこそ、効率的に作業を進める必要があります。効率的にレポーティングを行えるようになれば、担当者の負担軽減に繋がるだけでなく、意思決定もより迅速に行えるようになるでしょう。

次に、レポーティングの業務を効率的にさせる方法について、詳しく解説します。

①テンプレートを使う

毎回0からレポーティングを始めると時間がかかってしまうので、事前にテンプレートを用意しておくとよいでしょう。

レポーティング作業で時間がかかるのは情報の提供だけでなく、分かりやすい構成作りです。せっかく必要な情報を集められたとしても、分かりづらい構成のレポートだと、迅速な意思決定の妨げとなってしまうでしょう。テンプレートがあれば毎回構成を考える必要がなく、指定された要素を埋めるだけでよくなります。また、構成があらかじめ決められているので、レポートの質を標準化できるといった効果も期待できるでしょう。

ビジネスレポーティングの内容は企業によって異なるので、自社に合ったテンプレートの作成が大切です。様々なサイトで用意されているフリーのテンプレートを活用すれば、新規に作成する手間が省けます。

②ExcelのVBAマクロを使う

ExcelのVBAマクロ機能を活用すれば、レポートの作成に必要となるデータの集計や、グラフの作成といった作業を自動的に行えるようになります。

マクロとはExcel上で行った操作を記録し、繰り返し再生できる機能です。また、VBAとはVisual Basic for Applicationsの略称で、マクロで複雑な処理の自動化を可能とするプログラミング言語を指します。つまりVBAマクロに記録すれば、これまで繰り返し行ってきた定型の業務を自動で行えるようになるので、作業の効率化が図れるのです。

例えば、レポートに必要となるデータの収集を手作業で行おうとすると、扱う情報が増えるにつれて作業時間が伸びてしまうでしょう。データを見やすくするために表やグラフにする作業も、毎回手作業で行うのは大変です。データの収集やグラフ作成といった、毎回行われる定型のレポーティング業務をVBAマクロに記録すれば、今まで行ってきた作業時間を大幅に短縮できます。

③レポーティングツールを使う

レポートに必要なデータが膨大で複雑な場合でも、レポーティングツールを使用すれば効率的にレポーティング業務を行えます。

IT技術が発達して企業が扱うデータは膨大になっており、企業の業績を向上させるにはビッグデータの分析が欠かせません。しかし、手作業でビッグデータの分析を多くの時間がかかるうえ、ミスも頻出してしまうので困難です。レポーティングツールを用いれば、レポートの作成から管理までの作業をすべて自動で行ってくれるので、業務にかかる時間を大幅に短縮可能です。

また、人的ミスがなくなるので、正確なデータで意思決定を素早く行えるようになります。Excelのマクロとは異なり、専門的な知識がなくても、正確なレポートを作成できるのもレポーティングツールの特徴です。

レポーティングツールとは？代表的な4つの機能を紹介

効率的なレポーティング業務をサポートする、レポーティングツールが持っている代表的な機能は次の4つとなります。

レポーティングツールとはレポーティング作業を肩代わりして、業務の効率化をサポートしてくれるツールです。

上記で解説した通り、レポーティングツールを有効に活用できれば、今まで時間がかかっていたレポーティング作業を効率的に行えるようになります。ツールを有効活用するには、備わっている主要機能を把握して、自社で活かせるかどうかを検討することが大切です。

次に代表的な機能をご紹介しますので、参考にしてください。

①レポートの自動作成

レポーティングツールのメイン機能であるレポート作成機能によって、データを様々な形に加工して、自動でレポートを作成してくれます。

レポーティングツールが備えている作成機能の例として挙げられるのが、次の通りです。

• 定型レポート作成機能
• グラフ化機能
• 自動集計機能
• データ更新機能

予め設定した通りの設定でレポートを作成でき、今まで時間がかかっていた作業を大幅に短縮できます。レポートの送信も事前に決めたタイミングで定期的に行ってくれるので、素早く全体とレポートの共有が可能です。

また、収集したデータをグラフなどの形に可視化できるため、説得力のあるレポートを作成できます。最新データに更新できる機能も持っており、新しくレポートを作成する際に発生する、データの出力や加工といった負担も軽減できるでしょう。

②データの入出力

ExcelやCSV、PDFなど様々な形式のデータの取り込みや出力ができるので、社内に蓄積しているデータを一元管理できます。

データ入出力機能の例として挙げられるのが、次のような機能です。

• Excel連携機能
• 複数ファイルのマージ
• データ検索機能
• 自動送信機能

社内の業務で使われているシステムは、それぞれデータの形式やフォーマットが異なるため、そのままではデータ同士を連携できません。レポーティングツールは様々なデータ形式に対応しているので、連携したシステムのデータを収集してまとめられます。社内のデータを1ヶ所に一元管理できるので、必要なデータの検索と抽出が容易です。

また、集計したデータやレポートをメールアドレス等に自動で送信できる機能もあり、業務を効率的に行えます。

③データの横断利用

上記で解説した通り、レポーティングツールによって社内のデータを一元管理できるので、異なる業務システムのデータを横断利用できます。

別部署のデータを集めてレポートの作成を行えるほか、すべてのレポートを1ヶ所にまとめて管理することも可能です。業務の異常や滞りなどを素早く発見できるので、経営者やマネージャーが現場の状況を俯瞰して把握するのに役立つでしょう。

④セキュリティ管理

レポーティングでは企業にとって重要なデータも扱うので、セキュリティ機能も充実しています。

機密情報が含まれたレポートのダウンロードの禁止や、印刷・コピー制限などの機能によって、機密情報の持ち出しを防止可能です。

また、レポートに担当者以外が勝手に編集を加えられないように、職位や部門単位でアクセス制御や他ユーザーへの参照権限の付与もできます。今までの利用状況やアクセス履歴のログ管理も可能なので、仮に情報漏洩が発生したとしても、誰がどのような操作を行ったのかすぐに特定できるでしょう。

レポーティングツールを活用して効率化してみよう

レポーティングで直面してしまう課題と、効率的にする方法について解説しました。繰り返し行う必要があるレポーティング業務を効率的にすれば、今までレポーティングにかかっていた時間を大幅に削減できます。レポーティングツールを活用すれば、正確かつ可視化されたデータを用いたレポートの作成も可能なので、自社に合ったツールを選択しましょう。例えばtableauはデータ分析プラットフォームですが、レポート作成機能も備えているので、データ分析による結果をレポートに反映できます。

自社に最適なレポーティングツールを選んで、レポーティング業務の効率化に取り組んでください。