誰でも簡単に効率よく情報収集する5つのコツ

あらゆる仕事を進める際に、情報収集は欠かせません。例えば商品企画をする際には、競合他社情報や製品自体の情報だけでなく、トレンドなども調べる必要があります。サービスを宣伝するにも展示会に出展するにも、どのような方法、またはどのような場所が適切か情報収集しなければなりません。あらゆる仕事で決断を迫られる場面において、情報は欠かせない要素なのです。
しかし、実は情報収集は短時間で簡単にできるものではありません。ある程度信頼性の高い情報を集めるには時間がかかりますし、せっかく収集した情報がうまく使えない事もあります。

本記事では、情報収集のコツや継続して情報を得る方法をご紹介します。

情報収集に失敗する理由

情報収集がうまくできない人や失敗してしまう人には以下のような共通点が見られます。まずは原因を突き止め、これらが当てはまらないように改善していきましょう。

• 無駄な情報を集めすぎている
  
  今や情報はあふれています。確かに、情報量は多い方が正確な判断をするうえでは有利です。しかし、世の中にある情報を片っ端から集めて全てを確認していると時間がかかるうえに、何が大切な情報なのかがわからなるというデメリットもあります。不要な情報を「何かに役に立つかも」と残しておかず、その時に必要な情報を明確にしましょう。

• 情報収集の目的が決まっていない
  
  目的が曖昧のまま闇雲に情報を集めても、情報が統一されず結果的に何にも使えない情報が集まってしまいます。全ての仕事は「利益を上げること」を目的としており、情報収集はそのための「行動」を決めるための意思決定に役立てる必要があります。情報そのものが利益に繋がらなくとも、正しい意思決定ができるように目的を定めましょう。

• 情報収集が習慣化されていない
  
  今まで情報収集をしてこなかった人がいきなり始めても、ノウハウがない為に時間がかかってしまいます。日常の中でアンテナをはり、数分程度でも普段から情報収集をする癖をつけることで、必要な時に必要な情報を引き出す力が身に付きます。
  
• 情報の整理ができていない
  
  収集した情報はたいていカテゴリーや用途がバラバラの状態であるため、必要な情報を抜き出すことが困難です。情報をカテゴリーごとに整理することでアウトプットする際に使いやすくなります。また、情報を整理することで自分の頭の中を整理することにも繋がり、その情報への認識も深めることができます。

 

情報収集5つのコツ

情報収集する前に明確な目的を定める

情報収集の主な目的は「知識のため」と「意思決定のため」です。情報収集する前に、「どんな」知識のためか、「何を」意思決定するためかを明確にする必要があります。特に意思決定の際に用いる情報は企業の利益に繋がる重要なものなので、特に詳細に目的を定めましょう。

情報の全体像を把握する

情報を集める際に、情報の詳細を端から端まで読み込むと時間がかかってしまいます。タイトルや見出し、必要なキーワードを含んでいる箇所だけを読み取り、全体像を把握してその情報が必要かどうかを見極めましょう。

なるべく新しい情報を集める

情報は日々更新されています。特にインターネット上にある情報はデータとして古い可能性があります。投稿された日付や、参照された情報源が最新のものであるかどうかを確認しましょう。数年経っている情報の場合、最新のものがないか再度確認する必要があります。

情報が事実か意見かで分ける

集めた情報が全てデータや研究に基づいた事実であるとは限りません。情報を発信している人の個人的な意見である場合、それを鵜呑みにしてしまうと正確な判断を出すことはできません。情報が意見であった場合、参考程度として認識しておくとよいでしょう。

多くの有益な情報を比較、分析する

ひとつの情報源だけでは、情報が偏りがちです。複数の情報源から必要なものを多く収集し、比較、分析することでその情報の信憑性を高め、より有益な情報として利用できます。この段階でも、不要な情報があると正確な比較、分析ができないので注意が必要です。 

チェックすべき情報源

インターネット

現在一番情報量が多く、最新の情報が早くに収集できる情報源はインターネットです。情報量が多いだけではなく、スマートフォンやタブレットでいつでもどこでも情報収集できるのもポイントです。一方、間違った情報や主観で書かれているものも多いので注意が必要です。原文や出展元を確認してその情報の正確さを見極めましょう。また、情報検索の際には検索キーワードや条件を詳細に絞り込むことでより目的に沿った情報を収集できます。

テレビ

ニュースなどのテレビでは専門家が専門的な情報を提供してくれることがしばしばあります。また、速報やライブ中継の場合はその現状が映像と共に確認することができるため、情報として頭に残りやすいです。しかし、データとして保管するには難しいため、テレビで得た情報の信憑性を調べるうえでも再度インターネットなどで情報を再確認する必要があります。ひとつの情報を得るきっかけとして利用するとよいでしょう。

新聞

新聞には政治、経済、スポーツなど様々な情報が日々更新されて掲載されています。インターネットのニュースも新聞を情報源として作られているものが多いので、第一の情報源として有効活用できます。しかし新聞は各社によって表現方法や思想が違うため、ひとつの新聞の内容だけではなく、複数比較が必要となります。

書籍・文献

書籍や文献はより専門的な知識や情報を身につけるのに役立ちます。インターネットでは幅広いライターが情報を掲載していますが、書籍は専門家がデータや経験を元に情報を提供しているため、正確性の高い詳細な情報を得ることができます。しかし、本を制作するには日数がかかるため、データが古い可能性があります。また、主観的に書かれている本かどうかを注意して情報収集する必要です。

SNS

今一番リアルタイム性の高い情報源はSNSです。一般の人だけではなく、企業や政府も活用しているため、幅広い情報をリアルタイムに得ることができます。SNSは有益な情報が多くある一方、誤った情報も多いため注意が必要です。また、毎秒ごとにデータが流れているので、SNSから情報を収集するには専用のツールやサービスの活用をおすすめします。

効率よく情報収集するには

情報収集する際の問題やコツがわかったとはいえ、それを身につけるには時間がかかります。情報収集に時間がかかると情報の鮮度が落ち、人件費もかかってしまいます。継続的に情報収集を行うとなると、難易度はより高まります。そこで、なるべく早く効率的に行うには人手に頼らない情報収集サービスを活用すると便利です。

情報収集のツールを使う

毎日情報収集をするために複数の情報源をチェックすることは、手間がかかります。また、時間帯や曜日によってはチェックできないタイミングも出てきます。

一方、インターネットやSNSからの情報収集をする際には専用のツールを活用すると効率が各段に上がります。

以上は一例ですが、このようにツールを利用するだけで効率的に情報収集することが可能です。
無料のもの、有料のものと機能も様々なので、目的に合ったツールを選びましょう。

業務委託する

大容量の情報が必要な場合は業務委託すると自社で行うよりコストがかからないことがあります。また、業務委託先が情報収集専門サービスを行っている場合はその正確性、スピードも信頼がおけるものが多いでしょう。業務委託は高いから・・・と悩んでいる場合でも、一度相談をしてみると意外と効率的に安く情報収集ができる可能性があります。

まとめ

情報収集はあくまで利益を上げるための業務を決定させるためのひとつの道具です。しかし同時に、継続して行う必要がある重要なフローのひとつです。目的に合わせて、効率的に有益な情報を集め、仕事に役立てていきましょう。