仕事を効率よく進めるためには情報収集が必須です。自分自身が持つ知識には限界があるため、情報収集して不足している部分を補完することが求められます。あらゆる場面において、情報収集は重要なタスクになりえるのです。
このように情報収集は日常的に行わなければならないタスクであるものの、実際に取り組んでみると意外と難しいものです。短時間で済ませようとしても、思うように情報収集できないことは多々あります。今回は、情報収集の基本ステップや活用したいツール、情報を集める際の注意点やヒントまで解説します。

情報収集の重要性と仕事における効果

情報収集はビジネスにおいて大きな役割を果たすと考えられます。例えば、市場の把握や意思決定の判断材料、業務効率の向上などに役立てられるでしょう。さまざまな場面において、情報収集は非常に重要なタスクとなってきています。特に、現在は経験や勘ではなく、データに基づいた意思決定が求められる時代です。このような時代において、情報収集できるかどうかは、仕事を優位に進められるかどうかを大きく左右します。適切な情報を有していれば社内で活躍しやすくなり、その情報が競合他社との差別化にも影響すると考えましょう。
言い換えると、情報収集の重要性を理解して業務に取り入れられれば、その内容を活用してビジネスを進められます。

情報収集の基本ステップ

情報収集には、以下のとおり基本的なステップがあります。

1.目的を明確に設定する

情報収集の目的は明確に設定しておきましょう。目的なく情報収集を続けると、膨大な情報を永遠に探し出すこととなってしまいます。時間は有限であるため、目的を達成するための収集を心がけましょう。
また、目的は大きなものから細分化することをおすすめします。例えば、大きな目的がデータ分析について知ることならば、小さな目的はデータ分析の手法や用意するデータの種類などの理解です。目的を細分化しなければ、情報収集の終わりが見えなくなるため、こちらも意識しましょう。

2.信頼性のある情報源の選定

情報収集する際に、情報源の信憑性を評価すべきです。収集した情報のすべてが正しいとは限らず、中には事実に反するものが含まれる可能性があります。内容の正確性は、収集する側の責任で吟味しなければなりません。
そのため、まずは情報源が信頼できるものであるか評価しましょう。例えば、大手企業や業界の有名企業、公的機関などが発信する情報は、信頼性が高いと考えられます。逆に、個人がSNSで発信している情報は、虚偽や語弊が含まれている可能性があるので他の情報源と合わせて確認する必要があります。

3.情報の整理と分類

信頼できる情報が集まったならば、整理したり分類したりすることが大切です。漠然と情報に目を通しても、スムーズに理解し記憶することはできません。整理や分類の一例として、情報源で分類することが挙げられます。Webや書籍などのジャンルで整理したり分類したりしておけば、内容に違いがあった場合にその理由を特定できるかもしれません。内容が一致していれば、一定期間は同じ内容が広がっていると解釈できます。
また、収集した情報を整理した結果、不要な情報と判断されるものがあるかもしれません。収集した結果をすべて消化するのではなく、不必要なものを切り捨てる判断も必要です。

情報収集のための最新のツール

情報収集は、可能な限りツールを利用して効率化することが大切です。ツールを活用することで、時間を無駄にすることなく情報収集が行えます。

Googleアラート

Googleアラートは、事前に設定したキーワードに関する最新情報がGoogleに追加されると、メールで通知してくれるサービスです。通知の頻度は「その都度」「1日1回以下」「週1回以下」から選択できるため、確認できる頻度に併せて設定すると良いでしょう。また、情報源も「ニュース」「ブログ」などと設定でき、求める信頼性に適した情報だけを収集できます。

Pocket

Pocketは、Webサイトを保存しておいて、後から確認できるアプリです。情報収集していると、その場では内容を読みきれないことがあるでしょう。そのような場合は、Pocketに保存しておくことで、同じWebサイトを探す手間がなくなります。また、Pocketはページをアプリに保存しているため、オフラインでも情報収集が可能です。

Audible

Audibleは、Amazonが提供する聴くタイプの読書サービスです。月額料金が発生するものの、12万冊を超える本についてプロのナレーターが読み上げた音声が提供されています。活字からの情報収集は場所や状況を選びますが、音声ならばあまり意識する必要がありません。例えば、歩きながらスマートフォンを見ての情報収集は、交通事故などの原因となるため避けるべきです。しかし、Audibleのように音声で読み上げてもらえれば、画面を見る必要がなく歩きながらでも情報収集できます。
情報収集といえば、活字を情報源とするイメージが強いかもしれません。しかし、書籍は読み上げたものがあるため、音声も情報源に活用することが求められています。

TOWA

TOWAは指定したWebサイトに新着・更新等の変化があった際に通知してくれるツールです。多様なWebサイトに対応しており、ニュースサイトや、競合他社やポータルサイトなどの変更を通知できます。そのため、市場調査や補助金などビジネスに関わる情報収集が可能です。
また、指定したWebサイト内からさらに絞り込んだ箇所の変化のみを設定したり、キーワードを設定できるため、無駄な通知を避けられます。他にも、チームでの共有も可能なため、情報収集しながら情報共有も一環して行えるところが強みです。

情報収集の際の注意点やヒント

情報収集にあたっては、いくつかの注意点があります。また、効率よく情報収集するためのヒントについても併せて紹介します。

収集したい情報を絞る

自分が収集したい情報をできるだけ具体的にしておき、収集対象を絞るようにしましょう。必要とする情報を絞らなければ、無限に情報収集することになりかねません。時間だけが無駄に過ぎてしまいます。
一般的なビジネスの現場において、情報収集の主な目的は「新しい知識の習得」や「意思決定のエビデンス収集」です。そのため、情報収集の前に「どのような知識が必要か」「何を意思決定するのか」を明確にしておきます。これによって、時間を無駄にせず、要点を絞った情報収集ができるのです。

ひとつの情報源を過信しない

必要としている情報を見つけ出したとしても、ひとつの情報源を過信しないように注意すべきです。複数の情報源から情報を収集して、内容が一致していることを確認しなければなりません。
ひとつの情報源を過信すると、誤った情報で前に進んでしまうリスクがあります。例えば、Google等で出した検索結果の一番上に表示された内容には虚偽が含まれているかもしれないのです。検索結果の一番上だけではなく、二番目や三番目もすべて確認し、内容が一致していれば、やっと正しい情報であろうと判断できます。
ただ、情報源が業界の大手企業や官公庁であれば、このような問題は起きにくくなっています。情報源によって、複数の情報源による確認が必要かどうか判断しましょう。

新しい情報を見つけ出す

情報収集に際しては、できるだけ新しい情報を見つけ出すことが大切です。陳腐化した情報を収集しても意味が無いため、新しく価値のある情報に絞ることが求められます。例えば、Webサイトから情報収集する場合は、更新日付がより新しいものを選択すべきです。公開されてから1ヶ月の情報と1年の情報ならば、1ヶ月の情報がより正確であると考えられます。
また、Webサイトと書籍を比べると、一般的にはWebサイトのほうがより新しい情報を反映できます。書籍は出版までに数ヶ月を要するため、どうしても最新の情報は反映できないことがあるのです。ただ、書籍は出版社の担当者が裏取りしているなど正確性に期待できるため、時には情報源として考慮してみましょう。

データと意見を分ける

Webサイトなどで情報を収集していると、客観的な事実である「データ」とデータを元に個人や企業が導いた「意見」の2つに出会うはずです。これらは意味合いが大きく異なる情報であるため、分離して扱うようにしなければなりません。
基本的に、情報収集で必要となるものは、事実である「データ」の部分です。新しい知識を習得する場合でも、意思決定する場合でも、まずは事実を認識しなければなりません。それに加えて、特定の意見が必要となるならば、データを踏まえて意見を収集したり評価したりすることが求められます。

まとめ

現在は、経験や勘ではなく情報に基づいた判断が求められています。ビジネスの世界においても例外ではなく、さまざまな場面で情報収集して、最終的な判断を下さなければなりません。また、市場調査のように、継続的な事実の把握に向けて情報収集が利用されることもあります。
なお、情報収集の中でもWebサイトの変化や最新情報に注目する場合はWeb監視ツール「TOWA」が有効的です。Webサイトの状況を監視して、変更があった場合に通知してくれます。また、情報源であるWebサイト内から多くのデータを一度に収集したい場合には自動でWebデータを収集できるスクレイピングも有効です。ツールや自動化技術を活用して、効率的に情報収集しましょう。