効率的な会議の進め方は？円滑にすすめる4つのポイント
どうすれば効率的な会議ができるのか気になっていませんか？
無駄な会議をしてしまい、貴重な労働時間を削り、そのせいで残業してしまう会社は少なくありません。その問題は会議を効率的に進めることによって解決できるかもしれません。
本記事で、どうすれば効率的に会議を進められるのか具体的なポイントを紹介しますので、
ぜひ参考にしてみてください。
【大前提】まずは目的をはっきりさせよう
効率的な会議をしたいのであれば、会議を始める前にやっておかなければならないことがあります。それは「なぜ会議をするのか」という”目的”をはっきりさせることです。
目的がはっきりしないと会議がブレる
効率的に会議を進めるために最も重要なのは目的の共有です。
何のために会議をするのかがはっきりわかっていなければ、みんなモチベーションを持って取り組んでくれません。ゲームをする時、クリアするための条件が最初に表示されます。これは何すればクリアになるのかはっきりわかっていなければ、モチベーションが上がらず、能動的にゲームに取り込むことができないから。会議も同じです。目的がはっきり事前に協議されてなければ「この会議は何をしたら終わるのか」がわからないため、「またダラダラとした会議が続いてしまう」と会議前からモチベーションが落ちてしまいます。しっかりと事前に共有するようにしましょう。
会議前に参加者に目的の再認識をしてもらおう
会議が始まった時にも目的の認識はしてもらうことになりますが、会議前にも目的の再確認はしっかりとしてもらってください。それくらい、会議において目的の確認・浸透は重要です。ここがぶれていれば何のために参加しているかわからない人が多数出てきてしまい、発言の潤滑が期待できません。
一般的な会議の進め方
①目的の再確認
目的がはっきりしていなければ、いったい今何の会議をしているのかわからない人が出てきます。アクションゲームをする時、今から倒すべき相手はこの相手だと明確に指し示しますよね。会議もそれと同じことが必要です。どんな目的のもと会議をするのか、何を決めなければならないのかをしっかりと最初に確認するようにしましょう。
②会議内容の確認
会議内容の確認というのは、目次の確認と言っても良いでしょう。
どんな内容を話していくのか、何について決めなければならないのかをしっかりと共有します。これを共有しなければ、それぞれが時間配分的に「今この話題を話していてはまずい」という危機意識が働きません。ダラダラと会議が伸びてしまう要因になりますので、しっかりと目次の共有をしておきましょう。
③議題に入る
会議に必要なことを共有できたら、議題に入っていきます。
ファシリテーターを中心に決めなければならない議題について取り上げ、発言を促してください。発言がなかなか出てこないようであれば、最も発言をしそうな人に振ってあげるのも1つの手です。
④今回決まったことを再確認
会議が順調に進んでやるべきことが決まってきたら、今回決まったことを再確認しましょう。ここを確認しておかなければ、人によっては決まったことを「決まっていない」と認識するかもしれません。また、決まったこととは違うことを認識している可能性もあります。「人は間違ってしまうもの」「失敗して当たり前」という前提のもと、しつこい位に今回決まったことを再確認しておくことが重要です。
⑤会議後のアクションプランを再確認する
今回決まったことを確認できたら、次はアクションプランを再確認します。
例えば市場についてもっと詳しい調査をしなければならないことが会議で決まったのであれば、具体的に誰がいつまでに市場調査にをするのかというところまで決めましょう。ここを決めていなければ、ふわっとした話になってしまい、結局のところ誰が何をしているのか分からなくなってしまいます。
効率的な会議をするためのコツと注意点
関係ない話は厳禁
関係のない話は、効率的な会議の最大の敵と言っても過言ではありません。
関係のない話は横道にそれてしまう要因になってしまいます。本来、会議の目的を達成するための話題からどんどんされてしまうため、やらないことに越した事はありません。もちろん場合によっては、関係のない話を挟むことによって、その場が和んで円滑に進むという効果もあるでしょう。もしそうなった場合は、ファシリテーターがしっかりと切るようにすることが大事です。「関係のない話はそこまでにして本題に戻りましょう」と釘を刺す役目をすべきです。
大手ECサイトのAPIで在庫管理業務を効率化する
上でもご紹介していますが、ネット通販大手のamazonや楽天などは自社サイトに加盟するショップ向けに、独自のAPIを提供しています。
これらAPIを使えば加盟ショップは自社のみならず、競合他社の品揃えや商品価格などを自由に一覧表示することができ、在庫管理や商品の値付け業務を効率化できるのです。
真向から否定しない
確固たる意見を持っている人ほど、誰かが発言をしたら真っ向から否定したくなりますが、それでは効率的な会議はできません。否定をすればするほど、発言の回数が減ります。つまりはその会議のゴールを満たすためのヒントや、答えそのものが出てくる確率を少なくしてしまうわけです。いわば否定は、バッティングをするための打席に入ることを阻害しているといえます。ヒットを打つためには、打席に入ることが絶対に必要ですよね。それを阻害する「真っ向から否定する」という行為は、効率的な会議を望むのであれば絶対にしてはいけません。
適度に切って次の話題へ
その日の会議で決めなければならないことが1つであれば問題ないのですが、いくつか決めなければならないのであれば、適度に切って次の話題に行くことが非常に大事です。1つの話題が盛り上がりすぎて時間が経っていたというのは「非効率的な会議あるある」でしょう。その話題についてある程度決めなければならないことが固まってきた、ゴールを達成していると判断したのであれば、ファシリテーターが「この話題はここまでにして次の議題に行きましょう」と、きちんと行くべき道を指し示してあげて下さい。
可視化する
非効率的な会議の特徴は、情報の共有がうまくいっていないことです。
何の資料を見ているのか
どこを見ればいいのか
何の情報について話しているのか
これらが分からないために会話についていけない人はたくさんいます。
会話についていけない人がいれば、その人を皆と同じレベルまで持って行くことに時間を咲かなければなりません。発言できない人が増えれば、打席に立つ回数を減らしてしまうため、会議を終わらせるためのヒントやゴールそのものを導き出すことができません。そこで大事なのが可視化です。可視化は情報共有の最たるものと言っても過言ではないでしょう。会議参加している人に、必要な情報を最も効率的に共有できる方法です。みんなが同じ情報を見て、今何について話しているか、しっかりと認識できるため、可視化するだけで、非効率な会議が一気に効率になる場合も少なくありません。もしこれまで紹介してきたコツがなかなか難しいなと思うのであれば、まずは可視化からチャレンジしてみてはどうでしょうか。
まとめ
今回は効率的に会議を行うための具体的な進め方について紹介しました。
改めて進め方をまとめますと以下の5ステップになります。
②会議内容の確認
③議題に入る
④今回決まったことを再確認をする
⑤会議後のアクションプランを再確認する
また以下のポイントも会議を進めていく上では重要なので、しっかりと把握しておきましょう。
- 関係ない話は厳禁
- 真向から否定しない
- 適度に切って次の話題へいく
- 可視化する
今回紹介した内容をきちんと理解しておけば、今まで以上に効率的な会議ができるはずです。ぜひ参考にしてみてください。
