データの活用によって経営方針を変えていく際に必要なのが、データの取扱ルールの設定です。データの取扱いルールや活用方針などを含めたデータガバナンスの設定は、秘密保持やデータ漏洩などを防ぐためにも必要です。しかし、データガバナンスの意味を知らない方は、どのように設定をすれば良いのか分からない場合も多いです。データガバナンスは、よく聞く言葉であるものの広い概念であり理解するのは難しいものです。

この記事では、データガバナンスとは何かをわかりやすく解説し、具体的な設定方法も紹介します。これからデータを使った経営を実践しようと考えている経営者の方は、ぜひ参考にしてください。

データガバナンスとは？

「データガバナンス」は広い範囲を指す概念であり、定義する人や文脈によって意味が異なることもあります。わかりやすく理解するために、データガバナンスを主な3つの柱に分割して解説していきます。

ここからは、3つの柱について詳しく解説していきます。

会社の方針やルールの決定

データガバナンスの最初の柱は、会社の方針やルールの決定です。データを扱うにしても、会社がどのような目標や理念によってデータを利用していくのか決めておかなければいけません。データを資源として扱えば、利益の向上に繋げることが可能です。

しかし、データを実際に利用して経済活動をおこなうにしても、取扱いの指針やルールが無ければ混乱が生じてしまいます。それでは、データの方針や取扱いルールの決定をしておかないとどのような問題があるのでしょうか。その問題が生じる原因と解決方法を解説します。

方針やルールがないことで生じる問題と原因

データの仕様に関する方針やルールが定まっていないと、業務に支障が出てしまいます。会社内でデータに触れることができるのは、一部のデータサイエンティストだけではありません。会社内の誰でもが、データを利用して仕事に活かすことが求められ、データの利用が可能になりました。さらに何らかの業務を外注する場合は、個人や下請けの会社へもデータの提供しなければいけません。データを扱う人材が多いことは、データが外部への流出してしまうことや、不正な利用が起こる可能性があることを意味します。他社と協力して業務を行う場合、会社外へもデータを提供するため、データがさらに外部まで流出してしまうこともあり得ます。データの雑な扱いは、情報漏洩、個人情報流出などの点で問題になります。

方針とルールが必要な理由

データガバナンスの中でも心臓部分となるのは、データ取扱いに関する会社の方針とルールの決定です。会社の方針やルールの決定は、最初におこなわなければいけません。データに触れる人材全てが、共通の規定が記された契約書に基づいた取扱いをすれば混乱は生じません。情報漏洩の防止や個人情報の流出も避けられるので、データに関するトラブル発生などの不要なリスクや、トラブル解消へのコストを削減できます。

データを利用して利益を追求

データを利用して、利益に繋げていくこともデータガバナンスに含まれている方針です。データは今や資源であり、活用すれば利益につながることが多くの企業の事例で証明されています。社内でデータの使用許可と共有の機会を与えれば、全社員がデータを元に仕事ができます。利益の追求のためにも、社内でデータのインフラ設備を整えましょう。データの共有や保存のデータベースを作ることも、データガバナンスの一環です。

データを利用した利益追求には共通認識が必須

データを利用した利益の追及には、社内の共通認識が必須です。新しい経営方針の説明や、新規企画のプレゼンテーションは、社内で共有された共通の認識が無ければ理解してもらうことはできません。共通の認識を合わせるためには、データを全社員に共有することも必要でしょう。企画段階で理解を得られたとしても、企画の実行段階で認識がずれていて進行の妨げになってしまうこともあります。また、社員の個々人が、業務の進行過程で常にデータを確認できなければ、業務の進行が遅れてしまいます。社内でのデータ共有と認識は、会社で利益を追求していく過程で不可欠です。

社内でデータの認識合わせと共有をする方法

社内のデータの認識合わせと共有を効率よく行うには、誰でもデータにアクセスできるデータベースを作ることが解決方法です。さらに、データベースも単なるデータの保存だけではなく、データそのものを分析が可能な状態に加工しておくことも大事です。データを共有する上で整備しておかなければいけないのは、データに関して社内で共通の認識を持つことです。有益なデータも、抽出したサンプルだけでは単なる数字の羅列です。得られたデータをどのように分析して、どのような分析結果を得たのか、という方法論と社内でデータの認識をすり合わせることや共有もできるようにデータガバナンスを整備しておきましょう。

使用しているデータの審査と効果測定

データガバナンスには、客観的にデータ取扱いに関する審査や、効果的に使用されているかどうか効果測定をすることも盛り込まれています。データを利用する場合には、規定を守ることは徹底する必要があります。規定が守られているかどうかは、客観的にも審査して万が一のトラブルが無いようにしなければいけません。また、データが自社の利益向上のために使われているかも効果測定して、有効に活用できるよう施策を練るのも必要です。

社内でデータ取扱いへの審査が必要な理由

データガバナンスの一環として、データ取扱いへの審査が必要な理由は、意図しているかどうかに関係なく規定に反した利用がなされることが起こり得るからです。データの利用方針や規定があったとしても、すべての社員がその規定に従っているかどうかはわかりません。本人が意図しなくても、規定にはグレーゾーンも存在しているので、規定に触れてしまっていることもあるからです。定期的な審査をしなければ、いつの間にか規定から外れてしまうこともあります。データ活用による利益の追及で、「個人情報の保護」や「データ乱用」などのコンプライアンスに触れる可能性はあります。コンプライアンスに触れると世間一般からの信頼を大きく落としてしまいます。定期的にデータの利用規定に沿った取扱いをしているか審査して、「人権」や「モラル」に反していないか検査しましょう。

効果測定は利益をもたらす

定期的なデータ利用の効果測定もデータガバナンスに組み込むべきです。データを収集しても、有効に活用しなければ利益の向上には繋がりません。データの利用方法は、PDCAをくり返して精度を上げていくことが、会社の利益に繋がります。効果測定は、データを利用している本人よりも、本人以外が行うことで客観性が出て効果測定の精度を向上させます。効果測定の効果が上がれば、データ利用の有効性も上がっていくでしょう。データ利用の効果測定は、できるだけ客観的な視点から行いましょう。

データガバナンス設計の3つのポイント

ここまで、データガバナンスを設計しないことで生じる問題と、その解決方法を解説してきました。しかし、データガバナンスの重要性を理解しても、実際に設計するのは難しいものです。設計の際には、細かい部分まですべて一気に作り上げるのではなく、ポイントを抑えて大枠から作りはじめることがおすすめの方法です。

データガバナンスを設計するには3つのポイントを重点的に考えましょう。

それぞれを詳しく解説していきましょう。

会社の理念と社内の意思統一

データガバナンスを設計する際には、会社の理念の再確認と社内の意思統一をはかりましょう。根本的な会社が向かうべき方向(ガバナンス)が決まっていなければ、データガバナンスは作れません。会社の理念に沿って、データガバナンスが決定されるからです。

また、社内の意思統一ができていなければ、データガバナンスは設計しても社員の同意を得られません。データガバナンスを設計する際の最優先事項は、会社の理念と社内の意思統一の再確認です。

既存のデータガバナンスを参考にする

データガバナンスを実際に設計する際には、既存のデータガバナンスを参考にしましょう。完全に白紙の状態からデータガバナンスを設計するのは、多大な手間と時間がかかってしまいます。データガバナンスは、既にデータを扱っている他の会社が作成しています。他社が既に作っているデータガバナンスを参考にすれば、骨格を作るのに余計な時間をかける必要がなくなります。参考にしたデータガバナンスに、自社独自の方針や規定を付け加えれば、独自のデータガバナンスの作成が可能です。

データをシンプルにしてマネジメントする

データをシンプルにして、きちんとしたマネジメントをすることもデータガバナンス設計のポイントです。収集した生のデータは、複雑で整理しなければデータ取扱いの専門家以外が扱うのは困難です。データを社内で共有して、共通認識を得たいのであればシンプルで使用しやすいものに変換して管理しましょう。いつでも使えるように、データベースの整備も大事です。データは使いやすさを重視することで、マネジメントも容易になります。

まとめ

データを資源として活用することは、これからの企業には必須事項です。

しかし、データの取扱いを雑にしてしまうと、思わぬトラブルも生じてしまいます。そういった、トラブルを避けるためにも、データガバナンスの設定が必要です。データガバナンスを設計しておけば、将来的なトラブルを未然に防ぐだけではなく、利益の向上にも繋げられます。データガバナンスは大きな概念ですが、「会社の方針やルール」「データを利用した利益の追求」「使用されているデータの審査と効果測定」と3つの柱に分けて考えることでわかりやすくなります。データガバナンスの整備には手間がかかりますが、長期的な視点で見れば必要で利益向上に繋がる投資です。データガバナンスの設計をしながら、既に持っているデータの整理も同時に行いましょう。データガバナンスの設計は、時間も手間もかかる作業です。データの整理やデータ収集などの作業を依頼できるサービスもあります。依頼する事が可能な部分の作業は外注して、自身は会社の将来性を左右するデータガバナンスの設計に集中しましょう。