企業にとってWebサイト運営は、自社のホームページや情報発信のために必須です。ただし、複数のWebサイトを運営・更新していく担当者は、仕事の量が多く管理が大変です。企業が公式的に運営しているWebサイトでの情報発信では、ミスが許されません。今回は、Webサイトの運営を効率的におこないたい担当者の方や、人為的な運営に限界を感じている方に向けてツールの活用方法を解説します。ぜひ、参考にしてください。
目次
Webサイト運用・更新担当者のよくある悩み
企業にとって、Webサイトの運用や更新をすることは必須の業務です。Webサイトは、紙で印刷された媒体と異なり、更新することが可能な点がメリットです。しかし、運用や更新を続けるのは骨の折れる作業です。そんな大変な作業を効率化させるためにも、Webサイト運用や更新をおこなう担当者が抱えている悩みを具体的に抽出します。
更新頻度が高くて時間がかかる
Webサイトの更新頻度が高く、一つひとつの作業時間が長くなってしまうのは担当者が抱えている悩みの一つとして挙げられます。企業が発信する情報を求めているカスタマーは、最新の情報を求めています。そのため、顧客や消費者が関わる規約の変更がある場合や、最新のニュースがある場合、企業側は迅速にWebサイトの更新をおこなわなければいけません。Webサイトから発信する情報は、企業を代表した公式の情報であり間違いが許されません。更新頻度が多ければ、更新作業だけではなく確認作業にも時間が割かれてしまいます。
更新箇所（管理サイト数）が多くて管理が大変
更新しなければいけない箇所や運営しているサイトが複数ある場合は、担当者の作業が多く大変になります。一つの企業が運営しているWebサイトは、一つだけとは限りません。情報発信や広告・宣伝のために二つ以上のサイトを運営している場合もあります。現在では、Webサイトだけではなく、SNSとも連携させているのが一般的です。管理すべきサイトやアカウントが多すぎて、誤ったページのアップロードやレイアウトの崩れ、古い状態に戻ってしまう先祖帰りなどの人為的なミスも発生します。
更新箇所にミスが合ってサイトが崩れてしまうことがある
更新した箇所にミスがあれば、サイトが崩れてしまうこともあります。開いたサイトの画像や文字化けが発生していることは、多くの方に経験があるでしょう。そういったサイトを開いた場合、閲覧者からの記事内容に対する信頼性の低下やページ離れの原因にもなります。サイト崩れの多くは、Webサイトの更新時に担当者が入力をミスしてしまうことが原因で発生します。
Webサイト運用・更新のお悩み解決方法
ここからは、Webサイトの効率的な運用や更新でミスを無くす解決方法を紹介します。現在Webサイトの運用・更新に悩んでいる担当者の方は参考にしてください。
人手を増やす
Webサイトの運用や更新を担う人材を新たに導入することは、一つの解決策です。人手が増えれば、Webサイト運用や更新は、手分けしておこなうことが可能です。また、更新後の確認作業も複数の担当者でおこなうことができるので、人為的なミスの発生を抑えることにも繋がります。ただし、人手を増やすために経営者にとっては人件費の支出増加、既存の担当者にとっては引継ぎの手間がかかります。
シートで管理する
Webサイトの運用・更新を管理するためのシート作成もミスを抑える方法です。Webサイトの更新は、いつどの部分を変更したのか把握しておくことが難しいです。特に、更新箇所が多くなると、担当者がすべて覚えておくことは不可能に近くなります。そのため、管理用のシートを用意して、更新日時や変更箇所を管理しておくことでミスを抑えられます。シート管理をしておけば、後から更新頻度も分析することができるため将来への対策にも役立ちます。
外注する
Webサイトの運用や更新を外注することも解決策の一つです。Webサイトの運用や更新を専門におこなっている会社は、数多くあります。外注をしてしまえば、自社メディアの運用に時間を消費する必要がなくなり、他の業務に時間を割くことができます。また、専門の会社に外注する場合は、更新のミスやサイト崩れ発生も最小限にすることが可能です。Webサイト運営の外注は、企業内の人材を雇用するよりも費用が下がることが多いです。そのため、経営者としても人件費を抑えることにもなります。
ツールを活用する
Webサイトの運営にツールを活用するのも効率的な方法です。Webサイト運営用のツールは、数多く提供されています。担当者が抱えている悩みに合わせて、最適なツールを選択することができます。例えば、人手不足を解消するためには、RPASツールや時間管理ツールを導入すればよいですし、タスク管理のためならプロジェクト管理ツールを導入できます。また、更新作業にミスがないか、Webサイトが最新の状態にあるか、などサイトチェックの効率化を図るならWebサイト更新チェックツールを選択すれば良いでしょう。
Webサイトが複数ある場合はWebサイト更新チェックツール
Webサイトを複数以上運営している企業は、Webサイト更新チェックツールを導入することをおすすめします。単一のWebサイト運営と異なり、複数以上の運営は担当者の工数が多くなってしまいます。人手を増やすことも解決策の一つですが、実際に雇用してから運営を任せるまでには時間がかかります。また、シートを作成して管理する解決方法も人為的な確認漏れが発生することは避けられません。外注するにもお金がかかるため、できるだけ支出を抑えながら効率的にWebサイトを運営するなら、Webサイトの更新チェックツールが最適です。
無料のWebサイト更新チェックツール
Webサイトの更新チェックツールを使用するのには、高額な費用がかかる訳ではありません。無料で簡単に始められるツールも存在します。無料ツールから始めたいという方のためにも、無料のWebサイト更新ツールを紹介します。
Googleアラート
Googleアラートは、Googleアカウントを取得している方であれば誰でも使用できる無料のWebサイト更新チェックに使えるツールです。最新のニュースがある場合、企業側は迅速にWebサイトの更新をおこなわなければいけません。Googleアラートなら、最新の情報がインターネット上で更新された際に通知してくれます。事前に自社が必要となる情報をキーワードとして設定しておけば、人間が目視で新情報を検索する手間を省くことが可能です。
WebWatcher
WebWatcherは、無料でWebの更新情報を取得することができるツールです。あらかじめ指定しておいたWebサイト更新情報が自動で表示されます。Webサイトを管理している担当者の見落としを減らし、確認作業を効率化させます。また、WebWatcherは、時間設定をしておくことで、自動巡回もできます。WebWatcherは、サービスが充実している有料版もあります。フリーソフトを使ってみてから、有料版にバージョンアップさせることも可能です。
有料のWebサイト更新チェックツール
有料のWebサイト更新チェックツールは、無料のツールと比較してセキュリティやアフターサポートも充実しています。本格的にWebサイトの更新チェックツールを使用したいと考えている方のために、ここからは、おすすめの有料Webサイト更新チェックツールを紹介します。
TOWA
TOWAは、有料のおすすめWebサイト更新チェックツールです。TOWAには、Webサイトの更新をチェックするのに最適な機能が多く搭載されています。自社が運営しているサイトの更新情報だけではなく、他社のサイトの更新情報も効率的に取得できるので用途に応じて使い分けられます。すべてのサービスが搭載されている有料バージョンを使用する前に、無料トライアルで試験的に始めることも可能です。自社サイトの更新やエラーチェックを効率的におこなえるので、Webサイト管理担当者は新しい企画の考案などのクリエイティブな仕事に集中できます。
CERVN
CERVNは、有料のWebサイト更新チェックツールです。多くの有名企業が取り入れていて評判も良好です。Webサイトの更新をチェックしてくれるだけではなく、変更箇所の差分を確認することも可能です。自社のサイト更新だけでは無く、競合他社のサイトをチェックすることもできます。競合他社のキャンペーン情報や新しい商品やサービスの情報も逐一知らせしてくれます。管理担当者の工数を大幅に削減することで、ストレスや人為的なミスも減らせます。
Webサイト更新チェックツール「TOWA」で使える機能
ここからは、Webサイト更新チェックツールTOWAで使える機能を紹介します。「TOWA」を使用してみたい方は、ぜひ参考にしてください。
差分比較
TOWAには、「差分比較」の機能が搭載されています。この機能が搭載されていることによって、更新された画像/PDFのデータやテキスト、HTMLの変化した部分が一目でわかるようになっています。さらに、差分の表示後は、履歴として残しておいてくれます。何かしらの問題が発生した場合は、履歴をさかのぼって問題の発生箇所を抽出して分析できます。
テキスト
TOWAは、テキストの差分比較が可能です。古いテキストデータと新しいテキストデータを左右で比較して、更新された部分を視覚的に分かりやすく表示してくれます。ブログ記事や最新情報の更新時には、変更箇所が分かりやすいので担当者の作業効率も向上します。
HTML
TOWAではHTMLが更新された場合でも、変化を確認することが可能です。テキストデータと異なり、HTMLデータは単純に記事を読んでいるだけでは確認できません。サイト管理担当者なら、HTMLデータの更新情報も把握しておく必要があります。TOWAなら、HTMLが変化した場合でもお知らせしてくれます。
画像/PDF
TOWAなら画像/PDFの変更もお知らせしてくれます。コンピュータ―は画像やPDF上のテキスト情報の変化を認識するのが弱い傾向にあります。しかし、TOWAなら画像やPDFの更新にも対応しています。これまで人間による確認が必要だった部分も差分チェックできるので見落としを減らせます。
検知エリア設定
TOWAは検知エリアを設定することが可能です。あらかじめ、検知エリアを設定しておけば、必要に応じて確認作業ができます。更新頻度の高いサイトを運営している場合、すべての更新情報を取得していると重要な部分が抜け落ちる可能性もあります。検知エリア設定は、重要な情報が更新される特定の場所の変化だけを追いたい場合に便利です。
キーワード設定
TOWAはキーワード設定も可能です。担当者が必要とするキーワードだけを抽出することで、重要な情報の漏れを防ぎます。このキーワード設定には、以下の3つのタイプが用意されています。
- 複数のキーワード全て出現したときのみ検知
- 複数のキーワードのうちいずれかが出現したときのみ検知
- 指定したキーワードは検知しない
1,2は変化を追いたい情報のキーワードが決まっている場合に使えます。また、3は、更新頻度は高いが確認する必要のない変化のキーワードが決まってる場合に有効です。非表示設定しておくことによって、余計な情報の検知をなくすことができます。
担当グループ設定
TOWAでは、担当グループ設定の機能も搭載されています。Webの更新情報や設定している検知情報は、そのWebサイトを管理している担当者だけが必要な情報です。複数のWebサイトを運営している場合、サイトごとに担当者が違う場合があります。そのため、自身が担当していないWebサイトの更新通知は、不要な労力を削減します。担当グループを設定しておくことで、知りたい変化を知りたい人だけが通知で受け取れます。
URL一括登録
TOWAなら、URL一括登録も可能です。複数以上のサイトを管理したい場合に有効な機能です。管理したいサイトを登録するには、手間がかかってしまいます。しかし、URL一括登録機能を使用すれば効率的に多くのサイトから更新情報を取得できます。
まとめ
企業のWebサイトを管理している担当者は、作業量が多くなってしまうのが悩みです。人材を増やしたり、外注をしたりする解決策もありますが経費がかかってしまいます。複数のWebサイトを運営する場合は、更新チェックツールの導入がおすすめです。無料のツールもありますので、試験的に使用してから有料バージョンに更新することも可能です。有料のツールであれば、セキュリティやサポート面を充実できます。更新チェックツールTOWAであれば、さまざまなデータの差分チェックも可能なので効率的です。Webサイトの管理にお悩みなら、ぜひTOWAにご相談ください。
