企業を取り巻く環境が変化していることから「戦略総務」と呼ばれるものが求められるようになっています。一般的に総務部門といえば、社内の業務を総合的にサポートする部門ですが、戦略総務はそのような常識とは異なったものです。従来の業務もこなしつつ、企業がより良い方向へと進むよう全面的にサポートします。
非常に重要な役割ではありますが、戦略総務の意味合いはまだまだ浸透していません。今回は、前略総務とは何かや具体的な役割、導入に向けたポイントなどを解説します。

そもそも戦略総務とは？

そもそも、戦略総務という言葉は聞きなれないかもしれません。まずは、どのような役割を担う部署であるのか、その概要を理解しておきましょう。

戦略総務とは

戦略総務とは、従来の総務業務に加えて、企業が抱える課題の解決や経営戦略のサポートまで行う総務部分を指します。今までよりも多くの業務を担うことになりますが、これにより企業の成長や業務効率化が実現できると考えられ、採用する企業が増えつつある状況です。企業全体の環境を整える業務は、戦略総務の役割であると考えても良いでしょう。
具体的にやるべき業務は、企業が戦略総務へ何を求めているかによって少し異なります。一例としては、事業の課題を洗い出し解決したり、それらの解決に向けて経営層へ提案したりすることです。また、課題の認識や解決に向けて、情報収集することも含まれます。

なお、従来の総務から戦略総務へ転換するためには、新たなリソースの確保や業務の効率化、アウトソーシングなどが必要になるかもしれません。

通常の総務部門との違い

戦略総務と従来の総務部門は、役割や業務に違いがあります。
まず、従来の総務は主に社内の管理業務に集中し、オフィス管理、備品の管理、文書の処理、福利厚生の管理などを担うポジションです。対して戦略総務は企業の課題を特定し、解決策を提案したり経営戦略のサポートを実施したりします。求められる役割が今までとは大きく異なると考えた方が良いでしょう。また、従来の総務はルーティンワークや定型業務を中心に行い、社内の日常運営を支えることが中心でした。しかし、戦略総務は企業の長期的な目標達成に貢献するため、様々な業務を担当しなければなりません。

今までの総務部門といえば「従業員のサポート役」というような意味合いが多くありました。しかし、戦略総務へと変化することで従業員のサポート役から「会社全体のサポート役」「経営陣のサポート役」へとシフトしているのです。

戦略総務が注目されている背景

戦略総務が必要とされる背景には、大きく分けて2つの要素があります。

ひとつは、深刻な人手不足を解決するため、企業全体を変化させる必要があります。優秀な人材は、より良い企業へ転職する時代であるため、総務部門が中心となり会社全体を変革させなければなりません。従来の総務部門では、このような変革に対応しきれないため、戦略総務と位置づけて会社全体の改革を目指しています。

もうひとつは、働き方に対する価値観が大きく変化したことも挙げられます。例えば、帝国データバンクの調査によると半数以上の企業が人手不足であると回答しました。そして、この状況の改善策として、リモートワークの推進やアウトソーシングの活用が進められています。このような新しい働き方を推進し個々のパフォーマンスを高めるために、戦略総務が率先して行動する必要があるのです。

戦略総務が担う4つの役割

戦略総務が担う役割は大きく分けて3つあります。なお、企業によって求められる役割には変化があるため、ここでは一例だと考えましょう。

社内環境の改善

従業員が働きやすいように、社内環境の改善に取り組むことが戦略総務の役割です。現在は、企業を取り巻く環境や社会情勢に大きな変化が生じやすいため、それらをいち早く汲み取って、従業員が定着できる環境を整えなければなりません。例えば、ここ数年ではリモートワークが当たり前になってきました。自宅から社内のサーバーなどに接続して、必要な資料を閲覧したり作業したりできるのです。このようなシステム環境を戦略総務は整えなければなりません。また、現在はリモートワークによる課題も明らかになっているため、コミュニケーションツールの導入など、これらの解決に向けた活動も必要です。

また、働き方の多様化を踏まえ「サテライトの契約」「就業規則の改定」などに取り組むことも考えられます。従来の働き方は時代遅れになりつつあるため、戦略総務が中心となり積極的に新しいものを取り入れるべきです。

経営戦略の策定や意思決定の支援

経営陣が戦略を立てたり意思決定したりするために、戦略総務が全面的に支援します。例えば、経営に関するデータを視覚的な資料にまとめ、経営陣がいち早く情報を把握して短時間で意思決定できるようにするのです。

なお、このような企業に関する情報を集めたり資料化したりする業務は、従来の総務部門が担っていたと考えられます。ただ、戦略総務の場合は経営陣からの依頼を受けて作業するのではなく、一歩先を見据え、能動的に行動できなければなりません。

社外の情報収集

経営陣の意思決定をサポートするためには、社内だけではなく社外の情報も収集しなければなりません。競合他社の戦略を踏まえて、自社の戦略を決定すべきだからです。また、事業に関連する法令の変化なども、素早くキャッチしておく必要があるでしょう。データドリブンな経営をサポートすることも戦略総務の役割といえます。

業務のIT化やアウトソーシング

企業活動に注力できるように、業務のIT化やアウトソーシングを推進する必要があります。いわゆる「DX」に取り組むなど、従業員が働きやすく経営陣が利益を追求できるような環境を整えなければなりません。
例えば、競合他社の情報を従業員が手動で収集しているならば、これを自動化することが考えられます。「Webスクレイピング」と呼ばれる技術があり、これを活用することでWebサイトから必要な情報を自動的に集められるのです。ツールを使って自動化することによって、従業員は別の業務に注力できます。

また、そもそも社内で業務を進めるのではなく、アウトソーシングするという選択肢もあるでしょう。戦略総務が費用対効果を分析し、必要に応じて経営層に提案することが重要です。

戦略総務の事例

戦略総務を導入する事例として、どのようものが考えられるのか紹介します。

株式会社KADOKAWA：総務機能の集約

株式会社KADOKAWAは子会社を吸収合併した際、それぞれの子会社が持つ人員で総務機能を担っていました。しかし、それぞれの会社において細かな業務内容の違いや属人化などの課題が顕在化し、事業を円滑に遂行するしづらくなっていました。そこで、戦略総務を設け業務の洗い出しや一覧化、ツールなどを利用した業務の標準化などを進めることで課題解決に成功しています。

業務を効率化したことにより、一般的な総務の作業だけではなく、戦略総務として経営に関わる情報の提供なども可能となりました。また、オフィス設備の管理や働き方改革への注力など、今までは二の次になっていた業務にも取り組めるようになっています。

中小企業：コミュニケーションの取りやすい環境づくり

ある中小企業では、会議室を予約する手間や広さ、数などから、従業員が積極的に会議室を利用しようとせず対面でのコミュニケーションが少ないことが課題でした。また、メールやチャットでのやり取りが中心となり、業務効率が悪化することも懸念されていたのです。

そこで、社内に数人で利用できる小さなテーブルをいくつか設置して、空いていれば自由に利用して良いルールを戦略総務が設けました。結果「会議室を予約するほどでもない」といった小さな打ち合わせについて、そのテーブルを利用することで対面で行うことが増え、社内でのコミュニケーションも増えたのです。結果、業務の効率化だけではなく、直接の会話によって仕事のモチベーションを高めることにも繋がりました。

戦略総務実現に必要なポイント

戦略総務の実現に向けて必要なポイントを5つ挙げて解説します。

社内外のコミュニケーション・情報収集

企業としての方向性をいち早く決定するために、社内外とのコミュニケーションや情報収集が重要です。今の時代、勘や経験ではなく、情報などの根拠に基づいた戦略の立案や経営判断が求められます。戦略総務が中心となって、自社のビジネスに関わる多くの情報を収集するのです。

特に、自社のビジネスに関する法律関係や制度の変化などはいち早く検知しなければなりません。情報収集が遅れてしまうと、企業としての行動が遅くなり、他社に遅れを取ってしまう可能性があります。情報を能動的にキャッチできる体制を整えることが、戦略総務の実現に重要なポイントです。

経営陣との橋渡し

経営陣の感覚と現場の従業員には何かしらのギャップが生じることが多くあります。この状態では、適切な経営判断に至らない可能性があるため、戦略総務が橋渡し役にならなければなりません。これができないと、従業員は会社に対して不満を抱き、経営層が熟考しても現場からは理解を得られなくなります。

なお、橋渡し役となる必要はありますが、必ずしも戦略総務が仲介する必要はありません。例えば、定期的に経営層と従業員のリーダーなどが会話する機会を設けても良いでしょう。

経営者目線を踏まえたチャレンジ

戦略総務には、会社を好転させるためのチャレンジ精神が必要です。特に、経営者目線で「どのような変化をもたらせば全社的に良い方向へと進むか」を考えなければなりません。小さなことでも積極的にチャレンジし、それらの積み重ねで大きな変化を生み出すようにしていきます。

なお、ここで重要なポイントは「経営者目線であること」です。戦略総務のチャレンジ精神が豊富でも、経営者と方向性が全く一致しなければ意味が薄れます。会社としてのビジョンなどを踏まえて、戦略総務が「何にチャレンジするか」「具体的にどう行動を起こすか」を考えることがポイントです。

アウトソーシングの導入

全ての業務を社内でこなす必要はなく、アウトソーシングの導入を検討したり実際に導入したりすることがポイントです。特に、総務に関する業務は負担が高まる傾向にあるため、積極的にアウトソーシングすることで戦略総務に注力できます。例えば、伝票の入力業務は総務が担当しますが、量が増えすぎると他の業務に大きな影響を与えかねません。そのため、入力業務やチェック作業はアウトソーシングして、必要な部分だけに注力することが考えられます。

ただ、業務をアウトソーシングすると、社内にナレッジが残らないという点には注意が必要です。戦略総務として、人材育成など中長期的なプランも加味しながら最終的に判断しなければなりません。

ITツールの活用

可能な限りITツールを活用して、業務を効率化することを考えていきましょう。現場でツールの選定が難しいならば、戦略総務がそれを支援して、業務の効率化を進めていきます。
ただ、まずは総務部門に関連するところからITツールの活用を進めていくと良いでしょう。例えば、経費精算について紙の申請書を利用しているならば、これを専用のクラウドツールに置き換えます。紙への押印作業などを省略することで、業務の効率が高まり、全社的に生産性の向上が期待できるでしょう。

現在、ITツールは非常に多くの種類があり、多くの課題はツールの活用で解決できるはずです。戦略総務として成り立つために、現状の総務部門においての課題を洗い出し、ツールの詳細について理解し比較できる状況を整えなければなりません。必要に応じてベンダーへ問い合わせるなど、情報を収集することからスタートすべきです。

データを上手く収集・活用して「攻めの総務」へ

戦略総務として「攻めの総務」を実現するためには、多くのデータを収集することが大切です。これらを活用することによって、誤った判断を下してしまう可能性が下がり、なおかつエビデンスがあることで経営陣からの理解を得られやすくなります。

活用できるデータはいくつか考えられますが、タイムリーなデータとしてはWebデータの活用が有効的です。Webデータの収集方法は戦略総務の負荷に応じて例えば以下から選択すると良いでしょう。

• 担当者がWebサイトを巡回して必要そうな情報に目を通す
• ニュースサイトなどに紹介されている記事を中心に巡回する
• スクレイピング代行サービスで最新情報をまとめて収集する

スクレイピングは収集したいサイトから収集したい情報のみを収集することができます。自分自身でWebサイトを巡回する必要がなく、結果だけ得られることが大きなメリットです。Webデータのように膨大なデータを収集したい場合、人間が全てのWebサイトを訪問することは現実的ではないため、代行サービスを利用してピックアップしてもらい、その内容だけ確認すると良いでしょう。

まとめ

戦略総務の役割はいくつもありますが、その中でも重要なこととして「社外の情報」が挙げられます。競合他社の動きや、規則や法律の変化などに能動的に気づくことで、素早く企業として行動できるようになるのです。
情報収集の方法はいくつもありますが、その中でもスクレイピング代行サービスが効率的でおすすめです。弊社PigDataはスクレイピング代行サービスを提供しているため、戦略総務の実現に向けて情報収集したい際は是非ご依頼ください。